広報はやっぱりスピードが命

ベンチャー広報 代表取締役の野澤直人です。

ベンチャー広報ではこれまで毎月1回ペースで、マスコミ関係者の方を講師に招きセミナーを実施してきました（定価8000円の有料セミナーですが、ゼロイチ広報の会員は無料で参加可能です）。

例えば過去には下記の講師の方に登壇いただきました。

広報PRセミナー・アーカイブ

2019年10月：元テレビ朝日プロデューサー・鎮目博道氏

2019年11月：産経新聞・山本雄史記者

2019年12月：ITmedia ビジネスオンライン 編集長・土肥義則氏

同じマスコミとはいえ、テレビ、新聞、WEB媒体では特性が異なるわけですが、とても興味深いことに、ある質問に対して、この３人の講師は全く同じ回答をしています。

その質問とは「あなたにとって、好きな広報・嫌いな広報を教えてください」というもの。セミナーにご参加頂いた方はご存知かもしれませんが、３人とも同様に「いざという時、すぐに連絡が取れない広報は困る」と言っています。

いざという時、すぐに連絡が取れない広報は困る

「広報はスピードが命」とは良く言われることですが、改めてやっぱりこれは大事だなと再認識しました。

例えば、記者がプレスリリースを見て取材しようとして、リリースに記載してある会社の番号に電話したところ「広報担当の●●は外出中で連絡が取れません」そして広報担当者の携帯に電話してもつながらない。その他にも、取材後に（締切に追われて）記事を書いている時に、広報に確認したいことがあり電話したが、連絡が取れないなど。”いざという時に連絡が取れない”というのはそういうことです。

この３人の講師は「プレスリリースを読んで広報に電話して、その電話がつながらなければ、その企業の取材は見送り、別の企業にあたります」と全員口をそろえて言っています。

広報がマスコミからの連絡に即対応しない（できない）ことは、広報担当者としては大きな失策につながるのです。

いうまでもなく、広報担当者にとってマスコミ関係者の対応は最優先にすべきです。この働き方改革のご時世に時代遅れかもしれませんが、やはりマスコミ対応においては「24時間・365日いつでも」の意識が必要ではないでしょうか。

「24時間・365日いつでも」以外にできること

精神論だけでなく具体的な工夫としては、例えばこんなことが挙げられるでしょう。

・プレスリリースには、会社の電話番号（代表番号ではなく広報担当者の直通番号が望ましい）だけでなく、広報担当者の携帯番号を記載する。

・名刺交換したことがあるマスコミ関係者の電話番号は自分の携帯電話に登録し、電話がかかってきたら相手がわかるようにしておく。

・携帯電話にかかってきた電話は、知らない番号でも必ず出る。もし出られなかった場合でもすぐにコールバックする。

・19時から22時の間にかかってくるマスコミ関係者からの電話には特に注意が必要。新聞記者の場合、この時間帯に原稿を書き、疑問点が出てきた場合、広報に確認の電話をすることが多い。そしてその場合、締切ギリギリでの問合せであり、回答を急いでいる場合が多い。

・マスコミ関係者からの依頼に迅速に対応するには、自社内の連携が極めて重要。社長や役員など社内のキーマンとは、いつ何時でも広報がすぐ連絡を取れる体制を作っておく。

・メール、facebookのメッセンジャー、twitter、Slack、chatworkなど、マスコミとつながっている連絡手段は全てスマホで見れるようにしておき、マスコミ関係者からの連絡には、外出先からでも即レスする。自分が社内にいるときは当然即レス。

・重要なプレスリリースを一斉配信した当日や翌日は外出の予定を入れず社内にいるようにする（急なマスコミからの依頼などに速やかに対応するため）。

・自分の予定（会議や来客、外出アポなど）はパツパツに入れない。スケジュールに多少余裕を持たせることで、マスコミ関係者からの連絡や急な依頼にも対応しやくなる。

いかがでしょうか。

みなさんが「いざという時、すぐに連絡が取れない広報は困る」とマスコミ関係者から言われないために、日頃心かげていること、実践していることを、ぜひこの機会に振り返ってみてください。