プレスリリース作成の業務負荷を軽減する社内業務フローの作り方

スタートアップのためのPR会社
株式会社ベンチャー広報の島田です。

新型コロナウィルスの感染拡大防止策として、テレワークを導入している企業様が多くいらっしゃるかと思います。

特に、日頃から社内の情報収集作業が重要な広報担当者は、これまで以上にコミュニケーションを丁寧にしないと、情報がまとまらなくてひと苦労… なんてことも考えられます。

今回は、リリースネタ発生～リリース公開までの業務負担を軽減して、コミュニケーションを最適化する「チェックリスト」と「リリース作成依頼書」についてお話したいと思います。

※関係者の多い「業務提携のリリース」を例にチェックリストとリリース依頼書の作成例をお見せします。

チェックリストの作り方

①リリースネタ発生～リリース公開までの流れを時系列で洗い出す
②登場人物を整理する
③登場人物の担当作業を洗い出す

上記の点をまとめていくと、以下のような形でまとまります。
（あくまで例示なので、使いやすいようにアレンジしてくださいね！）

＜チェックリスト＞

これまで直接コミュニケーションを取りながら進捗管理をしていた広報担当者は、このようなチェックリストを作成することで抜け漏れが軽減されるかと思います。

また、担当者を明記することにより、良い意味で「社員を巻き込む」ことと「責任の切り分け」ができるようになります。

社内の調整だけではすまない他社との提携などの場合は、事前に広報窓口のチェックと素材提供、事例や取引先企業としての社名出しの確認、そしてリリース公開日時のすり合わせが重要なのでお忘れなく！

ここが漏れてて直前に慌ただしくなってしまうという失敗例もよく聞きます…

リリース依頼書の作り方

広報にリリース作成を依頼するための資料です。

依頼者が持っている情報をアウトプットしてもらい、それを元に広報担当者がヒアリングをすることで作業負担が軽減されます。

【依頼書の項目例】

• 依頼書作成の担当部署と担当者
• リリースにしたい内容を言語化
• 特に際立たせたい「特徴」や「差別化」を記載
• 背景を確認
• リリース公開希望日
• 掲載希望メディア
• 予定するマーケの施策

（こちらもあくまで例示なので、使いやすいようにアレンジしてくださいね！）

＜リリース作成依頼書＞

リリース作成依頼書の運用が社内で定着すると、社員は広報がリリースを作成するに当たってどのようなことを気にしているのか、どのような素材があれば広報活動がしやすくなるのかを意識して情報共有をしてくれるようになります。

基礎情報を先に出してもらった方が、広報担当者側も質問の精度が高まりますよね！

そして意外と重要なのが「掲載希望メディア」の項目です。メディア掲載していただいても社内の反応がいまいち… ということがあると思うのですが、これはターゲット媒体のすり合わせ不足が要因の１つとして上げられます。

依頼書に予め記載してもらって、掲載が現実的かどうしてその媒体がいいのかをすり合わせることで解消できる可能性もあります。

リリース作成から公開まで、関係者と密なコミュニケーションが必要ですが、大きな環境変化に対応するため、コミュニケーションの最適化を意識した情報共有手段を模索してみてはいかがでしょうか。